おすすめしたい職場でのメモの取り方

なぜメモを取るのか、についてはぜひ以下の記事も参考にしてくださいね。

【新入社員必見】なぜ会社員はメモを取らないといけないの？ ♥この記事をおすすめしたい人♥ 新社会人の人 先輩との関係をうまく作っていきたい人 今までなんとなくメモを取ってきた人 ...

どんな観点でメモを取ったらいいの？

ひとくちに”メモを取れ”と言われても、どうやってメモを取ったらいいのか分からない人も多いのでは？できる人のメモにはコツがあります。それを真似するだけで仕事力がUPするので、ぜひ真似てみてくださいね。

それでは、できる人がメモする時に気を付けていることを見ていきましょう。

5W1Hを意識して記録する

仕事ができる人は、何においても５W1Hを意識しています。

• When（いつやるのか、期日）
• Where（どこで、シチュエーション）
• Who（誰が、関係者、相手）
• Why（なぜ、どうして）
• What（何を、アウトプットは何か）　
• How（どうやって）

例えば、仕事をお願いされたときに期日がなければいつまでに仕事を終わらせれば良いのかゴールがありませんよね。それに、資料を作るにしても、誰が見るのか・どんな場面で使うのか分からなれば最適な資料は作れないはずです。社内向けか社外向けかでフォーマットも違うでしょうしね。
そんなわけで、仕事ができる人ははっきりと５W1Hを確認することが多いです。

メモを取る時には常にこれを意識し、足りない情報をその都度確認するように癖付けましょう。

背景をおさえる

5W1Hの中のWhyの部分は特に重要です。背景がわかることで、その仕事をする理由がわかります。また、背景によってはやり方を変えられることもあるので、より良い仕事の仕方が見つかるかもしれません。

例えば、お客さん先に1か月に1回メールで連絡を入れる仕事があったとします。この背景が何かのリマインドであれば、メールを自動的に送るようにした方が良いですよね。逆に、お客さんの悩みをヒアリングすることなら、対面やオンラインで雑談を交えながらお話してみたほうが良いかもしれません。

こんな風に背景がわかることでその仕事の重要なポイントが見えますし、改善もしやすいです。
なので、意図を忘れないように、他の人に伝えられるように、背景についてもきちんとメモをとることが重要です。

手順化して記録する

何か作業を教えてもらったとき、Howの部分は手順化して記録しておくのがおすすめです。
手順化することで以下のようなメリットかあります。

• 自分のやることが明確化する（仕事が分割できる）
• チェックシート代わりになる
• 他の人にもわかりやすい

手順化するには時間がかかりますが、新人のうちだからこそ手順化は積極的にすべきです。
手順化で自分の思考整理になりますし、来年度以降自分が後輩に手順を教えるときに楽ができます。そして、何より周囲から見るときちんと手順を作ってくれる人ってありがたい。
3方良しのテクニックです。

会社員におすすめのメモの取り方

どんな観点でメモを取ったらいいかが分かったところで、具体的にどうメモを取るかシェアしていきますね。

デジタルで記録する

今まで紙でメモを取っていた人にまずおすすめしたいのが、デジタルで記憶することです。
つまり、会社のPCや自分のスマホで、Excel・メモ帳などを使ってメモを取るんです。

このデジタルでの記憶が本領を発揮してくるのは、以下の時。

• 勤続年数が長くなってきたとき
  →紙と違って同じファイルに記録ができる。後述の検索機能があるので情報量が増えてもOK
• 探し物をするとき
  →検索機能が使える
• 他の人に情報共有する時
  →データをコピペして渡せばOK

特に、勤続年数が増えてきた場合、ノートだととんでもない量に・・・・。
私も最初はノートでメモを取っていましたが、それに気づいてデジタルに移行しました。結果、とても便利になりました。

表形式で記録する

色々試した結果、表形式での記録が1番後から使いやすいことがわかりました。
表形式のメリットの一例は以下になります。

• そもそも表形式なので見やすい
• フィルターがかけられるので情報が探しやすい
• いつも書いているものが雛形化されるので、確認観点が見やすい

何でもかんでも一つの表にまとめるのはやりにくいので、ある程度同じようなカテゴリーだけまとめておくのがおすすめ。まずは依頼されたこと、教えてもらった手順、雑記メモを作っておきメモを取る内容に応じてアレンジしておくのが良いと思います。

例えば、依頼されたことであれば、以下のようなイメージで作成するのがおすすめ。そのまま業務記録にもなりますし、自分のキャリアを振り返る際にも参考になります。

依頼日	依頼者	依頼事項	When	Who	Where	Why	What	How	備考
2021/3/15	○○先輩	会議資料の作成	2021/3/17〆	部長	部内会議	部長に新製品の提案を行い方向性の合意をする	新製品の提案書（PPT）	１．草案ができたら○○先輩に見せて方向性を確認 ２．実際にPPTを作成しし、終わったら○○先輩にレビューしてもらう

手順の場合には、また違ったレイアウトを準備します。
ちなみに、手順を書く場合には手順は1セル1手順にしておくのが便利です。その場合、タスクの欄はセルを結合しておいてもOK。そうすると、どのタスクに紐づいた手順なのかがわかります。

No.	タスク	手順	関係者	注意点	リンク	備考
1	××の申請方法	１．申請書の記載			申請書の雛形リンク
		２．課長に承認してもらう	部長	部長が不在の場合には部長代理に承認を貰う	ー
		３．△△部に提出する	△△部 ○○さん	申請は3営業日前までに申請する	ー

雑記メモの場合には、何でもすぐに書けるように項目を少なくしておきます。新人のうちは教わったことはすべて書いておく。くらいの心持ちが良いと思います。きっと、次に入る新人も同じことが分からないでしょうから、撮ったメモを共有してあげると良いです。

No.	概要	詳細	参考リンク	備考
1	○○について	○○とは、×××のことである。 △△社との取引で良く出てくる。

他人に見せれる形でメモを取る（主語述語、目的語をしっかり書く）

メモを取っていると、思った以上に他の人にメモを見せることが多くなります。おそらく、みんながちゃんとメモを取っていないので、とってる人のメモが頼りにされているんです笑

なので、しっかりと他の人が見た時にわかるように主語・述語・目的語をしっかりと書いておきましょう。自分の感覚でメモを取っていると認識齟齬が生まれてしまうことがあります。認識齟齬をなくすには、きちんと書いておくことが効果的です。そうすれば”ここわかんないんだけど、どういうこと？”と聞かれて仕事が止まってしまうことも少ないはずです。

いかがだったでしょうか？
メモを取るのは基本中の基本。でも、意外とメモの取り方って会社では教えてもらえないですよね。ぜひこの記事を参考にしてもらえると嬉しいです。