【新入社員必見】なぜ会社員はメモを取らないといけないの？

会社で言われる”メモを取れ”ってどういうこと？

研修中でも、OJT中でも1度くらいは言われたことがある言葉が、”メモを取りなさい”ですよね。この言葉、会社員なら、言われたことがない人は少ないのでは？

でも、”ふ～ん、メモって取らなきゃいけないのか”
こんな気持ちで終わらせてしまっていませんか？
実は、この言葉、思った以上に重い言葉なんです。先輩になんでそんな風に言われるのか、考えたことがありますか？

この記事を読めば、なぜメモを取らないといけないのかに納得感を持ってるはずです。ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

思った以上にメモは見られている

社会人歴7年、後輩指導も新人研修の担当も経験してきた私が断言します。
先輩は、思った以上にあなたがどうメモを取っているのかを見ています！！

メモ一つで、あなたが判断されているといっても過言ではありません。
なぜならば、メモの内容を見れば、ちゃんとやる気があるか・理解できているか・この後に行動ができるのか一目瞭然だからです。

例えば、メモを取っているかで、話をきちんと聞いているのかは見られています。そして、メモを取っていなければ、”この子ほんとに話を聞いているのかな？”と心配されてしまいます。
メモを取っていたとしても、中身が伝えたかったことと大きく離れていれば、”きちんと理解できたのかな？”と心配になります。

こんな風に、特に新人のうちは、メモで理解力がチェックされることがしばしあります。

先輩はメモであなたを判断する

先輩は、あなたのメモを見ながら大きく分けて2つチェックしています。

忘れていないか？

やるべき仕事を忘れていた。これは会社員としてNG行為です。
でも、新人のうちはどうしても忘れてしまう人がいるもの。このことは先輩もわかっています。自分の経験もあるでしょうし、毎年新人を見ているとそういった子もいるのでそんなもんだよな～なんて思っている人も多いはず。
だからこそ、新人が仕事を忘れていないか先輩は気になるんですね。

そんな中、メモを取っていない新人がいたら？メモは取っているものの管理ができておらずよくなくしていたら？そもそもメモに期限とかが書いていなかったら？
絶対心配になると思いませんか？

そんなわけで、先輩はあなたのメモを気にしているんですね。

理解できたか？

何か説明を受けた時、新人のうちは分からないことが多すぎて、いっぱいいっぱいになってしまいます。
だからこそ、きちんとポイントを押さえてくれたのか、どのくらいまでは理解できたのか、先輩は気にしています。何度も説明してくれると思いますが、あまりにも理解してくれていないと”何度も同じことを説明させないでほしい。”と思われてしまいます。

何回も説明してるんだけど、全然わかってもらえてない。ちゃんと理解してくれているの？
こんな気持ちから”メモを取ろうね”と言ってくるケースが多いです。
つまり、伝えたことを理解してないと思われている可能性が高いです。

こんな時にはいったん立ち止まって、自分がきちんと先輩の言っていることが理解できているのか、何度も同じことを聞いていないかを振り返りましょう。
あなたは同じことを聞いているつもりはなくても、先輩からすると同じことを聞かれていると思われていることもあります。これは、視座の違いだったりすることもあるので他の人や、別の先輩に相談して判断してもらうことも重要です。

なぜメモを取らないといけないの？

メモを取る理由。ズバリ言うとあなたが心地よく仕事をするため。これにつきます。
上のトピックでも書いたように、先輩はあなたを心配してメモを見ています。逆に言うと、しっかりメモを取っていて仕事ができていれば信頼感UP、仕事ができる子だなと思ってもらえます。
そして、そんな人材であれば先輩も安心してあなたに仕事を任せてくれますし、人間関係のトラブルを1つ消すことができますよ。
そんな風に思ってもらえていれば、あなた自身の仕事がとってもやりやすくなるはずです。

以下では、あなたが心地よく仕事をするためにメモが果たしてくれる役割についてを、具体的に解説していきます。

話を聞いていること、理解できていることを示せる

まず一つ目は、上のトピックでも触れたものです。
先輩といえどもあなたの頭の中をのぞくことはできません。なので、あなたがしっかりと話を聞いていること・理解できていることを示さないといけません。
その時に、自分の理解をメモに書くことで先輩にその2つを示すことができます。やらない手はないですよね。

メモを取りながら、わからないことはその場で質問できる

メモを取っていると、理解できないことはメモに書けないことに気づくはず。
そんな時には、メモを見せながら先輩にその場で質問してみましょう。メモを取っていれば先輩も快く質問に答えてくれるでしょうし、何がわかっていないのかも伝えやすいです。
先輩によっては、ちょっと理解が違うなと思ったら補足で質問をしてくれることもあるでしょう。

要約することで、理解ができていることが確認できる

先輩の言っていることを要約しながらメモを取ると、自分が後から見返してもわかりやすいですし、理解があっているか先輩に伝えやすいです。
また、要約してその場で確認することで、認識の齟齬がないか・自分が正しく理解できているのか確認することができます。認識齟齬があると、もう一度やり直したり時間を無駄にしてしまいがちです。要約することで、そのリスクを抑えられるので一石二鳥ですよ。

後から分からなくなっても見返すことができる

その場では分かった、と思っても仕事をしているうちに分からなくなってしまうことって意外とあります。そんな時にも、手元にメモがあれば見返して思い出すことができます。
それに、きちんと要約して書いておけば、どこが分からないのかも整理がしやすいです。どうしてもわからずに先輩に再度聞く時にも、メモのどの部分で分からなくなったのか伝えれば先輩としても説明がしやすいです。先輩が説明しやすいように聞く。この気遣いができれば先輩も質問に快く答えてくれるはずです。

他の人にシェアできる

新人が複数いる場合に重要になってくるのが情報の共有です。
先輩の時間は有限ですから、できるだけ同じ質問はしないようにする方が喜ばれます。
なので、自分以外にも新人がいる時には、自分が教えてもらった情報をシェアしましょう。そんな時に、メモが役立ちます。そのままメールなどで共有しつつ、口頭で補足しておいた方が良いことを伝えればそれでOK。し自分自身も教えることで記憶が定着します。
また、時間を超えて今後入ってきた新人に共有できるようにどこかに情報を集約したり、手順書を作ったりすることも重要です。

他の人に情報をシェアするって意外とできていないもの。
先輩に”教えたら周りにも教えてくれる”と思ってもらえたらこっちのもの。あなた自身の成長にもつながるし、先輩からの評価も上がるはずです。

いかがだったでしょうか？
言われる意図や背景を考えてみると、自分はどうしたらいいのか考えやすくなるものです。
”たかがメモ”と思わずに、先輩といい人間関係を築くチャンス・自分の評価UPのチャンスだと思って積極的に行動していってみてくださいね！