わかってない人ほど「大変」・「めんどくさい」！意外と奥深い議事録の世界

若手は議事録をお願いされがち。用語は分からないし、聞き逃してしまいそうだし、難易度高くない！？

意外と奥が深くて難しいのが議事録だよね。でも、やっぱり意味があるし、スキルアップにも使えるんだよ。

先輩から「議事録お願いね～」ってサクッとお願いされるのに、意外と難しいのが議事録ですよね。新人研修でレクチャーが合ったりもするけど、あくまでも知識だけ。取り始めてみると、どうやったらいいのかが分からなかったりしますよね。
私も新人の頃は、とりあえず会話の全量を書いてみて後からまとめてみたりしましたが、正直時間もかかるしとても大変でした・・・。しかも、保存を忘れてしまいデータが吹っ飛び、真っ青になったことも・・・。今となっては笑い話ですが、当時はめちゃくちゃ焦りました。
今日はそんな議事録について、8年間の社会人生活でゲットしたノウハウをシェアしたいと思います。

※この記事では、PCで議事録が取れる環境にある人・セキュリティ的にツールやレコーダー等を使えない人向けに記載をしています。

♥この記事をおすすめしたい人♥

PCで議事録を取っている人

会話をすべてメモしているけど、整理が大変な人

雑務が多いけど、スキルアップしたい人

Contents

議事録を取るのは何のため？
なんで若手が議事録を取るの？
議事録って結局どうとるのがいいの？
1. 若手がやりがちな議事録の取り方
2. 話を構造化しながらメモ＋手直しする
議事録におすすめのツールは？
1. シンプルなテキストアプリが最強
2. オンライン会議＆司会ならPPTも
議事録に書くべきポイント

議事録を取るのは何のため？

まずは大前提の、議事録を書く理由を簡単に押さえておきましょう。
共通のポイントとしては、決定事項をしっかりと記録しておくことが挙げられます。

いない人への情報展開のため
言った言わない問題の回避のため
（何を話したかの記録）
誰が何をするのかの認識合わせ
（責任の所在を明確に）

会議の種類によっても目的は変わってきます。「この会議での議事録は何のためなのか？」と問いかけてから議事を取り始めることで、ポイントを外さないようになりますよ。仕事において、目的をしっかり定めることは重要です。

なんで若手が議事録を取るの？

若手の中には、「私がやらないとダメなの？めんどくさい！」と思う人もいますよね。個人的には3つの理由があると思います。

暇だしコストが安いから

身も蓋もありませんが、新人はできることが少ないのでお願いされることが多いです。また、先輩より給与が低ければ、コストが安いということ。議事録自体にそんなにコストはかけられませんので、会社的には若手にお願いしたほうが良いわけです。ただし、これらはAIやツールが導入されればなくなると思います。

文章を書く力をUPさせたいから

会社は文章ありきの世界です。つまり、ビジネス文章が書けないと仕事ができないということです。年齢が上がると社内外の資料等作成することになるので、まずは議事録で練習させるわけですね。特に、昨今の若手は文章が苦手な人が多いので、スキルアップの観点からすると今までよりも議事録の重要度は上がっていると思います。

チャットを導入する会社も増えて、どんどん文書を書く機会が減っているから、上手く議事録を活用できるとイイかも！

話を構造化する力を養ってほしいから

個人的に、一番大事だったなと思う議事録で養ったスキルはコレ。話を聞く時に、会話を構造的にとらえながらメモをすることで、話を整理することができました。この力は、上手く会議をまとめたり、議論の紛糾を整理するのに役立っています。この後に詳しく書きますね。

議事録って結局どうとるのがいいの？

若手がやりがちな議事録の取り方

議事録と言われると、以下の2つの方法のどちらかで取っている人が多いのでは。

会話の全量をメモしてから、まとめなおす
雛形に一発勝負で書く

ですが、それぞれデメリットもあって、「結局、どうとればいいんだ・・・。」と悩んでいる人が多い印象です。例えば①なら、とにかく時間がかかるのがデメリット。他の仕事が入ってくるとあっぷあっぷになります。一方②の場合は、肝心なことが議事から漏れていることも・・・。この場合、先輩に迷惑をかけてしまったりします。

話を構造化しながらメモ＋手直しする

個人的なおすすめは、話を構造化しながらメモすること。そして、そこから不必要な情報をカットして議事録にするんです。こうすると、自分の備忘用のメモもゲットできて一石二鳥です。（元のメモが備忘用になります。）さらに、話を整理する力も付くのでいいことづくめです。どうせやらなきゃいけないことなら、最大限に活用したいのがyui流です笑

構造化しながらメモを取るのが難しい人は、ステップを踏みながら身に付ければOK！

とにかく会話のメモを取ってみる
会話をトピックごとにとってみる
→どこからどこが一つの会話の内容かを見極められるように。
構造化しながらメモを取る

議事を書きながら会議に参加すると、集中できるし、考えをその場で整理・理解できるので生産性もUP！

議事録におすすめのツールは？

シンプルなテキストアプリが最強

議事録用のメモを取るなら断然テキストアプリがおすすめ。動作が軽いので、メモを取っている途中に重くて動かなかくなってしまうこともありません。会社のPCって、PCスペックがイマイチだったり、セキュリティソフト等の影響でMicrosoftのアプリは動作が重かったりするんですよね。そんな人にもおすすめできます。