仕事の抜け漏れを無くす！現役SEが教えるToDoリスト作成のポイント

To Doリストって何

今更だよ！という方もいるかと思いますが、改めて確認です。
To Do リストとは、直訳すると”やることリスト”、つまりとある期間内のやるべきことを書き出したものです。
小さいころのお使いから学生時代まで、1度くらい使ったことがあるのではないでしょうか？
例えば、お使いをお願いするときに紙に買ってきて欲しいものを書いて渡したり、大学の授業で提出物を出し忘れないように手帳に書いておいたり。それらも立派なTo Doリストです。
でも、ただ書いておくだけではもったいない。せっかく書くならポイント知ったうえで書くと、より効果的なTo Doリストを書くことができますよ！

To Doリスト作成時のポイント5選

SE歴8年の私が、今まで数多のタスクをこなしてくる中で気づいたポイントをご紹介します。
ちょっぴり長いですが、これを知ってTo Doリストを作成すれば、あなたのタスク漏れは最小限になるはず！さっそく今日から試してみてくださいね。

毎日目につくところに作る

当たり前と言えば当たり前ですが、せっかく作ったTo Doリストも目に付くところに置いておかないとタスクを見落としてしまいます。手帳でも、デスク上でも、PC上でもOKですが自分が見やすいところに置いておくようにしましょう。

個人的には以下のやり方が好みで、良く利用しています。

• アナログの場合：デスクにToDoを貼るところを作っておく
• デジタルの場合：スタートアップにファイルを登録して自動起動するようにしておく

スタートアップって何？？という方はぜひ以下の記事をご覧ください。

設定するだけ！面倒な朝の作業を自動化してゆったり準備を始めよう ♥この記事をおすすめしたい人♥ スタートアップって何？あまり使えてないなと思う人 めんどくさがりで、できるだけ楽して仕事がしたい...

コストは最小限に

これも当然なのですが、To Doリストを作ることにエネルギーを使いすぎてはいけません。意外と注意していないと、こだわり始めてしまうので要注意です。きれいな字を書くことも、素敵な外見にすることも、仕事の成果には直結しないんです。（でも、綺麗に書いて仕事のやる気がUPするなら、それもアリだと思います。取捨選択しましょう！）
忙しいとき、早く帰りたいときには最低限のTo DoリストでOKと思っておけば、少し負担が軽くなるので覚えておいてみてください。その辺の紙に書いておけばOKですし、走り書きだってOKなんです。わかればよい、この気持ちでいきましょう笑

タスクは動かせるようにする

意外と大切なのが、タスクを動かせるようにしておくこと。なぜならば、タスクって状況によってやる時期が変わったり、締め切りが変わることもあるからです。これは仕事を始めると体感するのではないでしょうか？
例えば、直接手帳に書いた場合は、書き直すか何度もそのページを見に行かなくてはいけません。手間が増えてしまいますし、最悪忘れることも。そうならないように、付箋に書いてから手帳に貼るなど、タスクは自由に動かせるようにしておくのが良いです。
優先度が落ちて、なかなかできていない数週間前のタスクを見に行くのは、精神衛生上も良くないです・・・。地味にへこみます。

優先順位をつける

書いたものを上からやっていくのも良いですが、そうすると急ぎの物が後手に回り残業となってしまうことも・・・。優先順位の高いものから実施することで、スケジュールの調整をしやすくするのがおすすめです。
実は、”タスクは動かせるようにする”がここに効いてきます。常に、優先順位の高いタスク・急ぎのタスクを見極めてそれを実施していくことで、驚くほど仕事がスムーズに進みます。
ちなみに、関係者が多いタスクは時間がかかったり、不慮の事態が起きやすいので優先度を高めに設定しておくのがコツです。
今まで優先度をつけてなかった！って方はぜひ試してほしいです。

タスクの粒度はできるだけ細かく

タスクは何をやるか迷わないように、粒度は細かく設定しておくことが重要です。先輩や上司にやることの確認を取る際にも、タスク粒度が細かければ先輩・上司の想定と違っていた場合には指摘がもらえます。そうすることで最後に指摘されることが減るため、結果的に仕事が早く終わります。

例えば、○○株式会社と上司の打ち合わせの予定を調整するとします。慣れるまでには以下のように細かい粒度でTo Doリストを書いておくことをおすすめします。

• 上司の予定を確保する
• ○○株式会社の担当××様に調整のメールをお送りする
• Web会議を設定する
• ミーティングIDとパスワードを関係者に連絡する

いかがでしょうか？こんなに細かく書くの！？と思った方が多いのでは。
ですが、慣れるまではこれくらい書いておくことで確実に抜け漏れなく対応できますよ。そして、慣れてきたらだんだん粒度を粗くすればよいのです。

ちなみに、これはIT業界でも良くやります。めっちゃ良い方法だと思うのでみんなにやってほしいです。（他の業界ではどうなのでしょうか？）
これを実施するだけで段取りを組むのも上手になってくるので、ぜひ真似してみてください。

親子階層をうまく使う

親子階層という言葉もきっとIT業界ならではだと思います。とはいえ、聞いてみると簡単なので心配しないでください。
まずは親子階層のイメージからです。先ほどの例を使ってみますね。

• 親：
  ・○○株式会社と上司の打ち合わせを調整する
• 子：
  ・上司の予定を確保する
  ・○○株式会社の担当××様に調整のメールをお送りする
  ・Web会議を設定する
  ・ミーティングIDとパスワードを関係者に連絡する

なんとなくイメージついたでしょうか？簡単に言えば、親タスクの中に子のタスクが入っているイメージです。親階層が一番大きなカテゴリーで、子階層がそれより小さなカテゴリーになります。

これを使うと、タスクがまとめられるので管理が楽になります。
また、何に対するタスクなのかも分かりますし、同じようなことをやる時に必要な情報が一元化できるので引継ぎなんかにも使えます。
手帳やなどに書く時にも、インデントを使って親タスクに子タスクを紐づけて書く習慣をつけておくと将来役に立ちますよ。

いかがだったでしょうか？
やり始めると奥が深くて難しいタスク管理。少しでも参考になる情報があると嬉しいです。
では、また。